La relación entre protocolo y organización de eventos

El protocolo y la organización de eventos son elementos que solían estar relacionados únicamente con las altas esferas de la sociedad. Sin embargo, en la actualidad resultan esenciales en todos los acontecimientos que revisten algún grado de formalidad, ya sea a nivel público o privado.

Mientras que la actividad protocolar hace referencia a las reglas y pautas que rigen el desarrollo de un evento, la organización se ocupa de toda la parte logística, desde la planificación hasta la ejecución, además del análisis de los resultados.

La gestión de eventos y protocolos involucra tareas que no pueden ser dejadas al azar, en especial en un mercado donde predomina la realización de ceremonias, convenciones, congresos, presentaciones y un largo etcétera.

Esta realidad ha impulsado que muchas personas se pregunten dónde estudiar protocolo y organización de eventos. Si eres una de ellas, estás en el lugar indicado. En la Escuela de Posgrado Newman contamos con la Maestría en Protocolo y Eventos, en la que aprenderás todo lo relativo a la definición, gestión y control de todo tipo de eventos, así como la aplicación de normas adecuadas para cada situación.

Fundamentos y principios en el ámbito del protocolo

De acuerdo a la RAE, el protocolo es un conjunto de reglas que se aplican en ceremonias y actos oficiales (1). Estas instrucciones determinan el comportamiento, los modales y las buenas costumbres que rigen en un evento, y también establecen criterios para el orden jerárquico de los invitados.

El protocolo solo es estricto cuando el evento es un acto institucional o de gobierno, mientras que en el ámbito empresarial es más flexible. Las compañías recurren a esta herramienta para asegurar que se respeten las formalidades según el contexto del evento, y que este siga su curso de forma ordenada. (2)

Cabe señalar que el protocolo no es universal, pues se adapta a las tradiciones y costumbres del lugar en el que se realiza el evento. Sin embargo, en la mayoría de casos se aplican principios como cortesía, respeto, jerarquía, puntualidad, código de vestimenta, entre otros.

Organización de eventos: pasos para su planificación

Según el tipo de evento que tengas en mente, los detalles de su planificación pueden variar de forma significativa. Aún así, existen varios componentes esenciales en los que debes trabajar con la mayor anticipación posible. Conócelos a continuación.

Establecer metas y objetivos

Antes de centrarte en la gestión logística, es necesario tener claro qué es lo que esperas lograr con el evento que estás organizando. En base a ello, es recomendable planificar objetivos SMART (específicos, medibles, alcanzables, relevantes y temporales). Estos detalles preliminares te darán una mejor idea sobre qué decisiones tomar en las siguientes etapas. (3)

Presupuesto del evento

Contar con un presupuesto detallado es una parte imprescindible en la planificación de eventos, pues te permitirá controlar mejor los gastos y evitar sorpresas no deseadas. En un presupuesto no pueden faltar aspectos como el lugar, comidas y bebidas, decoración, personal, equipos, campaña de marketing, etc.

Asignar roles y responsabilidades en el equipo

Un evento exitoso es resultado de un trabajo en equipo, en el que los roles y tareas se asignan desde el principio, sin dejar nada al aire. No existe una guía que detalle qué funciones se deben cumplir, pero las más frecuentes son la planificación, coordinación, marketing y comunicaciones, RRPP, diseño, registro, etc. En algunos casos, estas labores se asignan a una agencia de eventos.

Establecer el lugar y la fecha

El lugar que elijas para el evento debe ser acorde al número de asistentes que hayas planificado y a tu presupuesto. En cuanto a la fecha, procura que no coincida con días festivos o con otros eventos relacionados a tu industria. Este paso requiere de mucha investigación, pues deberás evaluar varias alternativas.

Desarrollar los elementos de imagen del evento

En esta fase corresponde asignarle una marca a tu evento, incluyendo el nombre, temática, colores, logotipo, tipografía, etc. Naturalmente, todos estos elementos deben estar alineados a los valores de tu organización.

Confirmar patrocinadores

Lograr alianzas con patrocinadores te será útil para financiar parte del evento y acceder a mayores recursos. Para que una organización acceda a patrocinar tu evento, lo normal es que reciba un beneficio a cambio, como la posibilidad de promocionar sus servicios o tener un stand de ventas. (4)

Gestión de ponentes

Las personas que tomarán la palabra durante el evento deben tener en cuenta todos los aspectos protocolares, a fin de que las presentaciones tengan una duración adecuada y se realicen con los recursos tecnológicos disponibles. Asegúrate de que el contenido de las ponencias esté alineado a los objetivos del evento.

Planificación de stands o expositores

Si se trata de una feria o presentación de productos, es recomendable que analices el espacio disponible para colocar los stands de expositores, de manera que todos sean visibles y de fácil acceso para el público.

Registro y venta de entradas

Poner entradas a la venta para un acontecimiento es muy accesible, y puedes utilizar diferentes páginas o aplicaciones. Para enviar a tu audiencia al sitio de registro, puedes utilizar medios como redes sociales, e-mails, mensajes de texto, etc.

Seguir una escaleta del evento

Para una gestión eficiente de eventos y protocolo, puedes hacer uso de una escaleta. Este documento incluye todos los bloques y segmentos planteados de inicio a fin, así como el tiempo destinado para cada actividad.

Transmisión en directo

Las personas que no puedan estar presentes en el evento no tienen por qué perdérselo. Una transmisión en directo puede contribuir a tener más participantes y ampliar el alcance más allá de lo físico. (5)

Catering y necesidades para los invitados

El servicio de catering está disponible en varias modalidades como Buffet, Cóctel, Menú, Coffee Break, etc. Para saber cuál elegir, debes tener en cuenta factores como el presupuesto disponible, la cantidad de invitados, la duración del evento, el horario, etc.

Estrategia de marketing para llenar el aforo

Utiliza los medios que tengas a tu alcance (redes sociales, e-mails, blogs, publicidad online) para dar a conocer tu evento y atraer al público. Estas acciones deben ser parte de un plan de marketing con metas específicas y técnicas de segmentación acordes a tu público objetivo.

Informe de resultados tras el evento

La mejor forma de medir los resultados de tu evento es a través de métricas, las cuales deben ser alusivas a los objetivos planteados en las primeras fases de planificación. Una evaluación cuantitativa incluye la cantidad de entradas vendidas, los leads generados o la recaudación, mientras que la cualitativa se ve reflejada en los comentarios de los asistentes o la repercusión online.

La aplicación del protocolo en la organización de eventos

El protocolo es clave para que un acto público, ceremonia, lanzamiento o cualquier tipo de evento transcurra sin contratiempos y de acuerdo a lo planeado. Su importancia es tal que se ha posicionado como una herramienta de comunicación que contribuye directamente al posicionamiento de una marca.

Muchos profesionales han logrado identificar el potencial de ambas disciplinas a nivel laboral. Por ese motivo, el Máster en Protocolo y Organización de Eventos y carreras afines tienen una demanda que va en aumento.

Las pautas que hemos compartido aquí son una hoja de ruta que puedes tener como referencia, pero que deben ir de la mano con una formación adecuada. De esa manera, tendrás todo lo necesario para empezar a organizar tus propios eventos.

Bibliografía APA

(1) Diccionario de la lengua española (n.d.) Protocolo https://dle.rae.es/protocolo

(2) Esden Qbit (2024, 28 de junio) Protocolo en eventos: Qué es, fases y cuál es su importancia https://qbitbs.com/protocolo-en-eventos-que-es-fases-y-cual-es-su-importancia/

(3) Rudi, V. (2024, 26 de mayo) The Ultimate Event Planning Guide: How to Plan an Event. Eventtia https://www.eventtia.com/en/blog/the-ultimate-event-planning-guide-how-to-plan-an-event

(4) Morand, T. (2023, 7 de setiembre) How to Plan an Event: a Complete Guide. Personify WildApricot https://www.wildapricot.com/blog/how-to-plan-an-event#5-set-the-date

(5) Instituto Mediterráneo Estudios de Protocolo IMEP (n.d.) ¿Cómo organizar un evento? 10 pasos para conseguirlo https://www.protocoloimep.com/articulos/como-organizar-un-evento-10-pasos-para-conseguirlo/