El control presupuestario es esencial para la salud financiera de una empresa y maximizar su rentabilidad; ¿quieres saber cómo establecer un control presupuestario eficiente en tu organización?
Para que una empresa pueda cumplir con todos sus objetivos y maximizar su rentabilidad a largo plazo, una de las claves radica en el control presupuestario, un proceso que se realiza de forma cotidiana y que influye directamente en su salud financiera.
Dada su importancia, la planificación y gestión presupuestaria es parte del plan de estudios de la Maestría en Finanzas de la Escuela de Posgrado Newman, una especialidad que te ayudará a desempeñarte con éxito en el departamento de contabilidad, tesorería o dirección económica de cualquier organización.
Te invitamos a conocer más a detalle el concepto de control presupuestario, sus principios y cómo realizar este proceso de forma eficiente.
¿Qué es el control presupuestario?
El control de presupuesto hace referencia a la forma en que una organización utiliza los recursos que tiene disponibles para lograr las metas que tiene fijadas a nivel financiero.
Este proceso tiene entre sus pilares fundamentales la gestión de gastos e ingresos, que debe ir de la mano con un seguimiento riguroso de los fondos asignados para cada departamento, aplicando los ajustes que resulten necesarios y evitando caer en gastos excesivos. (1)
A través del control presupuestal y de tesorería, una empresa puede garantizar la liquidez necesaria para afrontar los pagos, compras y consumos regulares, dejando un margen para responder ante posibles imprevistos que pudieran poner en riesgo su funcionamiento.
¿Cuándo se debe hacer el control presupuestario?
El control y balance presupuestal es una actividad permanente, por lo que se debe realizar día a día. Para facilitar esta labor, es necesario documentar las actividades que se tengan planificadas y los fondos que se destinarán a cada una, incluyendo además un estimado de la rentabilidad prevista por la empresa en un determinado período de tiempo.
Un ejemplo de control presupuestario se observa en las entidades educativas, que suelen asignar un presupuesto anual para gastos de personal. En este caso, el área de finanzas compara el gasto real con el planificado, y en base a ello sabrá cuáles son las opciones más asequibles. De presentarse un déficit, la institución puede buscar fuentes de financiamiento u otras alternativas para cubrir tales gastos.
¿Cuáles son los principios del control presupuestario?
Lejos de ser una estrategia improvisada, el control de presupuesto se rige por algunos principios básicos. Son los siguientes.
Principios de previsión
En esta primera fase se busca fijar un resultado deseado, para lo cual se asigna un presupuesto de forma cuantitativa junto con un plazo de ejecución. Este proceso debe ir acompañado de una serie de objetivos específicos a cumplir, pues en base a ello se realizarán las labores de control.
Principios de planificación
Una correcta planificación implica establecer presupuestos precisos y realistas, procurando que los beneficios del control compensen los costos de su implementación. Además, debe existir un margen para cubrir situaciones imprevistas, así como una coordinación y participación constante de todas las áreas involucradas.
Principios de organización
Estos principios hacen referencia a la conformación de equipos para el control presupuestario, los cuales deben respetar una línea jerárquica y tener claras sus responsabilidades. En esa línea, la comunicación debe ser clara y quedar registrada por escrito en la medida de lo posible, para evitar malos entendidos.
Principios de dirección
Según este principio, las personas con mayor nivel jerárquico deben ejercer su labor sin eximir a los empleados de asumir sus propias responsabilidades. En esa línea, la clave para que el control presupuestario funcione radica en la coordinación, prevaleciendo el interés general sobre el particular.
Principios de control
Los principios de control incluyen el establecimiento de normas claras a seguir, así como la comprensión de los costos y sus potenciales beneficios para la empresa. En tanto, los gerentes deben priorizar las situaciones excepcionales si es que las labores de control marchan de acuerdo a lo planeado.
¿Cuáles son los beneficios de llevar un control presupuestario?
Son muchas las ventajas de realizar un control presupuestario. Una de las más importantes es que permite a los líderes de las organizaciones mirar hacia el futuro con más certezas que dudas. Eso significa, por ejemplo, que podrán establecer planes concretos para cada departamento, teniendo claros los propósitos y la dirección. (2)
El control de gastos es, además, una herramienta importante para medir y evaluar el desempeño real de una empresa. Para ello, se compara el plan presupuestario con los resultados obtenidos. En caso de hallar alguna desviación, se podrán investigar las razones y tomar medidas correctivas.
Por otro lado, ayuda a tener datos relevantes acerca de los costos y potenciales beneficios que generaría algún proyecto. En base a ello, los gerentes pueden tomar mejores decisiones y aprovechar mejor los recursos financieros.
En la medida en que los objetivos estén planteados con claridad y realismo, el monitoreo de gastos e ingresos será mucho más acertado, y la gestión de la contabilidad se realizará con mayor eficiencia.
¿Cómo instaurar un control presupuestario de forma eficiente?
Entonces, ¿cómo hacer un control presupuestario en una empresa? La fórmula a emplear puede variar dependiendo del tipo de organización. Sin embargo, existen algunos elementos que no deben faltar en la estrategia:
Análisis de ejercicios anteriores
La revisión de los ejercicios financieros de años previos ayuda a conocer cuál es la situación actual de la empresa, sirviendo como punto de partida para establecer nuevos presupuestos.
Establecimiento de objetivos a corto plazo
La meta general debe incluir objetivos financieros más pequeños, ya que se pueden medir con mayor facilidad y en menor tiempo. Ello permitirá que el área de tesorería cuente con un margen adecuado para realizar correcciones.
Límite de gastos
Este paso es fundamental para no excederse del presupuesto asignado. Aun así, el límite de gastos debe incluir una partida de respaldo para responder ante cualquier situación imprevista.
Estructura presupuestaria
Teniendo en cuenta los elementos anteriores, se deberá establecer una estructura de presupuesto detallada para cada departamento de la empresa, cuyo seguimiento se podrá realizar de forma manual o a través de sistemas automatizados.
Realizar un control presupuestario eficiente no solo es útil para optimizar el manejo de recursos, sino que además ayudará a la empresa a acceder a mayores oportunidades de inversión, pagar sus deudas a tiempo y tener una visión más clara sobre su futuro.
Bibliografía APA
(1) Sutton, N. (2024, 10 de agosto) Mastering budget control: Why it matters and how technology can help. OneAdvanced https://www.oneadvanced.com/news-and-opinion/mastering-budget-control-why-it-matters-and-how-technology-can-help/
(2) Carter, S., Macdonald, N.J., Cheng, D.C.B. (1997) Basic finance for marketers (Marketing and agribusiness texts – 1). Food and Agriculture Organization of the United Nations (FAO) https://www.fao.org/4/w4343e/w4343e00.htm#Contents
